Elk orderdocument vanzelf in de juiste ordermap

De situatie

Bij een handelsbedrijf hoort bij elke order een stapel documenten: inkooporder, orderbevestiging, factuur, soms een creditnota. Ze komen per mail binnen, van verschillende partijen en op verschillende momenten.

Wie later iets over een order wil weten, wil alles bij elkaar hebben. Dat betekent: elke bijlage openen, het ordernummer opzoeken, de map vinden en het bestand een duidelijke naam geven.

Wat we bouwden

AI leest elke pdf die binnenkomt en herkent wat het is en bij welke order het hoort. De koppeling met Exact Online zoekt de order erbij, ook als op een factuur alleen het factuurnummer staat. In SharePoint komt per order een map, met inkoop en verkoop apart, en het document krijgt een vaste naam en de gegevens uit Exact als kenmerken.